Manual e-CIGA 1.0

Introdução

Introdução

O e-CIGA é um sistema de processo eletrônico desenvolvido pelo Tribunal de Contas do Distrito Federal (e-TCDF). Ele contribui para agilizar a tramitação de processos administrativos; ampliar o acesso dos interessados; permitir o envio de informações por meio eletrônico; melhorar a comunicação dos atos processuais; facilitar a recuperação de dados. O sistema também facilita a gestão de documentos e reduz o uso de papel. O e-CIGA se integra com o barramento de serviços do Processo Eletrônico Nacional (PEN), que permite que um ente envie processos ou documentos administrativos digitais para outro.

Mesa Virtual

Representa o menu principal de acesso ao sistema e permite visualizar com mais agilidade a situação dos processos e
documentos sob responsabilidade de agir da unidade ou do servidor. É desmembrado em dois escaninhos:

Mesa Virtual - Escaninho Pessoal

Na mesa virtual, você verá apenas seus Documentos e Processos.

Mesa virtual - Escaninho Institucional

Pessoas que tem perfil de chefia podem ter acesso a todos os escaninhos de seus subordinados.

 

 

Painel Geral

O Painel geral permite visualizar todos os Documentos e Processo do setor (independente do perfil de chefia ou não).

Funcionalidades básicas

 

Carga do procesos = O setor que está com o processo. Pessoas não tem carga, só o setor onde ela se encontra.

Um Documento Restrito (requer carga): todos do setor podem ver.  Não tem opção de carga de uma única pessoa. Todos os outros setores não podem ver.

 

Menu

 

 

 

Processo

Documento

 

 

-

 

 

Operações com Documento

Documento

Os documentos que serão juntados dentro do processo sempre serão no formato PDF. Similar ao imprimir um documento e colocá-lo em um processo físico.

Foi escolhido o pdf por ser um documento não editável e com um formato padrão e que qualquer computador poderá abri-lo em um longo perído de tempo.

Você também pododerá anexar qualquer tipo de arquivo, planilhas, documentos em outros formatos, vídeos. Similar a anexar um pendrive no processo físico, ele acompanhará o processo em todo seu tramite. Para saber como acesse aqui.

 

Opções na barra de menu:

Opções no menu de contexto junto ao documento:

Opções na barra de menu

Aceitar (Receber)

O sistema possui mais de uma modo de Aceitar um documento.

Aceitar um documento

Siga os passoa abaixo:

Movimentar_doc_receber_um.gif

Aceitar multiplos documentos

Para aceitar mais de um documento ao mesmo tempo, siga os passos abaixo:

Movimentar_doc_receber_multi.gif

Não é possível rejeitar um documento. Você deverá recebe-lo e encaminhar para o setor correto, ou devolver para o setor remetente. Outra opção é solicitar ao setor remetente cancelar a movimentação.

Associar a Processo

Assoricar um documeto a um processo é o mesmo que anexar (colocar um documento com um clipes fora da pasta física do processo). Este documento é um papel de trabalho, mas não faz parte do processo.

Juntar - Esta é a opção para colocar um documento oficialmente dentro do processo.

O sistema possui mais de uma modo de associar um documento.

Você poderá associar um documento já criado no e-TCDF. Para associar qualquer tipo de arquivo, planilhas, documentos em outros formatos, vídeos: acesse aqui

Associar modo 1

Siga os passos abaixo:

anexar_doc_proc_um.gif

Associar modo 2

Siga os passos abaixo:

anexar_doc_proc_dois.gif

Onde encontrar o documento associado.

Clique no Processo de interesse: você poderá baixar os documentos associados ou deletar. 

Siga os passos abaixo.

ver_arquivo_associado.gif

 

Cadastrar

Exemplo 01

Você pode criar um documento sem precisar estar atrelado a um processo.

cadastrar_doc1.gif

Exemplo 02

Você pode criar um documento juntado ao processo. Deste modo, o documento já é criado como uma peça do processo.

cadastrar_doc2.gif

 

 

Visibilidade dos documentos

Visível na internet (público)

O documento do processo será visto por todas as pessoas externas e usuários internos ao Ente.

Visível somente na internet

O documento do processo será visto por todos os usuários internos ao Ente.

Sigiloso (requer perfil)

O documento do processo será visto por todos usuários com perfil de acesso sigiloso do Ente.

Restrito (requer carga)

O documento do processo será visto somente pelos usuários do setor que o processo se encontra.

Sigiloso e restrito

O documento do processo será visto somente pelos usuários do setor com perfil de acesso sigiloso.

 

 

Cancelar Movimentação

Movimentar_cancelar_doc.gif

Clonar

O sistema possui mais de uma modo de Clonar um documento.

Clonar modo 1

Siga os passos abaixo:

clonar_doc_1.gif

Clonar modo 2

Siga os passos abaixo:

clonar_doc_2.gif

Eliminar

Somente usuários com perfil autorizado poderão eliminar o documento.

Siga os passos abaixo:

eliminar_doc.gif

Interesse em documentos

 

Modo 01

interesse_doc.gif

Modo 02

interesse_doc2.gif

Juntar a processo

Modo 01

Modo 02

 

Marcador

O marcador é um mecanismo empregado para sinalizar os documentos físicos e eletrônicos que tramitem na mesa
virtual da Unidade.
Quando um documento é marcado, a marcação será apresentada no 􀀀escaninho virtual􀀀, facilitando a gestão do
documento, inclusive, por ocasião da pesquisa.
Assim, podemos criar marcadores para identificar os documentos arquivados, os ofícios expedidos ou recebidos, as
denúncias, as representações etc. O documento pode conter múltiplos marcadores, facilitando assim o controle sobre
os mesmos.
Cada Unidade deve cadastrar os marcadores previamente ao seu uso.

Os marcadores de documentos e processos são iguais.

O marcador só é visível dentro da Unidade onde foi criado, sendo apresentado a cada tramitação do
documento pela Unidade. Ao sair da Unidade, o marcador não ficará visível para as demais Unidades, que
poderão acrescentar seus próprios marcadores.

Cadastro de novos marcadores

marcador_Doc_cadastro.gif

Utilizando os Marcadores

marcador_Doc_uso.gif

Modelo de documentos

Cadastro de modelo de documentos

modelo_doc_cadastro.gif

 

Uso do modelo de documentos

modelo_doc_uso.gif

 

Movimentar

Movimentar em lote

Movimentar mais de um documento ao mesmo tempo, do seu setor para outro setor escolhido.

Movimentar_documento.gif

Pendente em outra lotação

pendente_doc.gif

Pesquisa vários parâmetros

pesquisa_doc.gif

 

Assinar documento

Você pode assinar mais de um documento ao mesmo tempo.

Antes de assinar visualize cada documento. Caso algum documento você não queira assinar, clique na opção "não assinar" e continue sua análise nos documentos restantes.

assinar_doc.gif

 

Opçoes na barra de contexto

 

Copiar e-Doc

Você copia o número do documento para agilizar a utilização do sistema.

Detalhes

Você consulta todos os metadados do Documento.

 

Interesse do usuário

Mesmo procedimento que a barra de menu.

Assinar sem Token

Mesmo procedimento que a barra de menu

 

 

Consulta Assinatura de Documento 

https://e.ciga.sc.gov.br/?a=autenticidade

Verifica quem assinou o documento.

Consulta pública de documentos e processos

https://e.ciga.sc.gov.br/?a=consultaETCDF

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Operações com Processo

Processo

 

Opções na barra de menu:

Opções no menu de contexto junto ao processo

Opções na barra de menu

Aceitar (Receber)

O sistema possui mais de uma modo de Aceitar um Processo.

Aceitar um Processo

Siga os passos abaixo:

Movimentar_proc_receber_um.gif

Aceitar multiplos Processos

Para aceitar mais de um Processo ao mesmo tempo, siga os passos abaixo:

Movimentar_proc_receber_mult.gif

Não é possível rejeitar um Processo. Você deverá recebe-lo e encaminhar para o setor correto, ou devolver para o setor remetente. Outra opção é solicitar ao setor remetente cancelar a movimentação.

Apensar/Desapensar

 

  1. Na apensação, as peças permanecerão com a numeração original, conforme o respectivo processo;
  2. Na anexação, as peças do processo anexado serão juntadas ao processo principal e serão automaticamente
    renumeradas;
  3. Em ambos os casos, o sistema incluirá nos autos um termo de apensação ou anexação, conforme o caso;
  4. Na desapensação, os processos serão separados, sem alteração das respectivas peças. O processo desapensado
    será incluso no escaninho da Unidade;
  5. Na desanexação, todas as peças do processo anexado serão substituídas no processo principal, por termos de
    retirada. O processo dexanexado será incluso no escaninho da Unidade;
  6. Em ambos os casos, o sistema incluirá nos autos um termo de desapensação ou desanexação, conforme o caso.

Arquivar/Desarquivar (no órgão)

 

Solicit. Desarquivamento (físico) - Arq. Central

 

Associar arquivo

Você poderá associar qualquer tipo de arquivo, planilhas, documentos Word, Vídedos. 

Os arquivos associados serão visualizados por todos os usuários da intranet do Ente.

Modo 01

associar_proc1.gif

Modo 02

Utilizando o menu de contexto um arquivo é anexado de forma mais prática.

associar_proc2.gif

Cadastrar

 

Cancelar movimentação

Movimentar_cancelar.gif

Correlacionar

Distribuição em lote

Excluir

Interesse em processo

Juntar documento

Marcador

O marcador é um mecanismo empregado para sinalizar os documentos físicos e eletrônicos que tramitem na mesa
virtual da Unidade.
Quando um documento é marcado, a marcação será apresentada no 􀀀escaninho virtual􀀀, facilitando a gestão do
documento, inclusive, por ocasião da pesquisa.
Assim, podemos criar marcadores para identificar os documentos arquivados, os ofícios expedidos ou recebidos, as
denúncias, as representações etc. O documento pode conter múltiplos marcadores, facilitando assim o controle sobre
os mesmos.
Cada Unidade deve cadastrar os marcadores previamente ao seu uso.

Os marcadores de documento e processo são iguais.

O marcador só é visível dentro da Unidade onde foi criado, sendo apresentado a cada tramitação do
documento pela Unidade. Ao sair da Unidade, o marcador não ficará visível para as demais Unidades, que
poderão acrescentar seus próprios marcadores.

Cadastrar marcador

marcador_proc1.gif

Utilizar marcador

marcador_proc2.gif

Movimentar

O sistema possui duas maneiras de movimentar um processo:

Movimentar processo em lote

Siga os passos abaixo:

movimentar_proc_lote.gif

 

Movimentar apenas um processo

Em qualquer local do sistema você pode clicar no Menu Contexto e seguir os passos abaixo:

Movimentar_processo_um.gif

 

 

Pesquisar

Sigilo

Sobrestar

 

Opções no menu de contexto