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❗ Erro: “Documento ou Processo Já Cadastrado” no e-Ciga

📄 Correção do Erro “Documento ou Processo Já Cadastrado” no e-Ciga

Quando, ao tentar cadastrar um documento ou processo, o sistema exibe a mensagem informando que o documento ou processo já foi cadastrado, mesmo não existindo visualmente no sistema, normalmente trata-se de uma inconsistência na numeração.
Esse cenário ocorre com mais frequência em situações de lentidão do sistema, quando a reserva de numeração é criada, mas o cadastro não é finalizado corretamente.

🔍 Causa Mais Comum

  • Lentidão ou instabilidade no sistema durante o cadastro;

  • A numeração foi reservada, mas o cadastro não foi concluído;

  • O sistema entende que aquele número já está em uso, impedindo novo cadastro.

🛠️ Procedimento de Correção

1️⃣ Acessar o Cadastro de Documentos (ou Processos)

  1. Entre no e-Ciga com perfil administrativo ou de suporte.

  2. Acesse a opção de Cadastro de Documento (ou Processo, conforme o caso).

2️⃣ Selecionar a Classificação Correta

  1. No formulário de cadastro:

    • Selecione exatamente a mesma classificação documental ou processual
      que o usuário tentou utilizar originalmente.

  2. Atenção especial a:

    • Espécie

    • Tipo (se houver)

    • Configurações de numeração (ano, setor, sufixo, etc.)

⚠️ Isso é fundamental para que o sistema atue sobre a mesma sequência de numeração afetada.

3️⃣ Gerar a Reserva de Numeração

  1. Clique no botão Gerar Reserva.

  2. Aguarde o sistema apresentar o número reservado.

4️⃣ Cancelar a Reserva

  1. Assim que o número for exibido:

    • Cancele a reserva imediatamente.

  2. Essa ação:

    • Libera a numeração presa/inconsistente

    • Reorganiza a sequência de numeração da classificação

✅ 5️⃣ Orientar o Usuário

  1. Informe ao usuário que:

    • O problema de numeração foi corrigido.

  2. Solicite que ele:

    • Tente cadastrar novamente o documento ou processo

    • Utilizando a mesma classificação

Após esse procedimento, o cadastro deverá ocorrer normalmente, sem exibição da mensagem de erro.

📌 Observações Importantes

  • Este procedimento não cria documentos ou processos extras.

  • Serve apenas para destravar a sequência de numeração.

  • Não deve ser feito repetidamente sem necessidade.

  • Caso o erro persista mesmo após a correção:

    • Deve-se investigar possível inconsistência maior na classificação ou no banco de dados.

🧾 Mensagem Sugerida ao Usuário

“Identificamos uma inconsistência temporária na numeração do sistema, causada por lentidão no momento do cadastro. A numeração já foi corrigida e você pode realizar o cadastro novamente normalmente.”

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